Terug naar boven
Personen overleggen onderling aan bureau

until we can manage time, we can manage nothing else.

Until we can manage time, we can manage nothing else. De wijze woorden van Peter Drucker. Het is een quote die ik al lang meedraag in de manier waarop ik onderneem. En ik ga eerlijk zijn: het is nog altijd, na vijf jaar Thinkedge, een uitdaging om m’n tijd zo goed, efficiënt en gezond mogelijk in te delen. Vooral dat laatste is van belang. Hoe deel ik op een haalbare manier mijn taken in? Wat delegeer ik en wat doe ik zelf? Hoe haal ik alle deadlines, reageer ik op klanten en teamleden en blijf ik bovendien (en bovenal) gewoon mezelf? Dé totaaloplossing bieden, jouw tijd en schema indelen of van 24 naar 26 uren in een dag gaan, lukt helaas (nog) niet. Ik geef graag wat inzicht in mijn productiviteit tools om je op weg te helpen.

 

 

Things. Partner in crime.

bekijk de app

https://culturedcode.com/things/

Lijstjes. We hebben ze allemaal en ze zijn verdorie nodig. We kunnen nu eenmaal niet alles op onszelf onthouden. Meer nog: de beste lijstjes houden ook nog eens rekening met deadlines, urgentie, subtaken (te delegeren of niet) en volgorde van belangrijkheid. Zo is het doorsturen van je boekhouding per kwartaal een pak belangrijker dan een nieuw hoesje voor je smartphone. Het ene is professioneel, het ander privé.

Ik werk nu ruim drie jaar met Things. En eerlijk? Het is de allerbeste taakmanager waar ik ooit mee werkte. En ik ben een tester. Ik ben iemand die een tool zal downloaden, testen, beoordelen en daarna gebruiken of verwijderen. Heb er veel getest, Things beats them all. Een naadloze integratie (als Mac-gebruiker) tussen m’n iPhone, iPad en Macbook vond ik belangrijk. Maar ook in een taaklijstjes heb je ’n systeem nodig. Anders hou je het niet vol. Ik deel graag even vijf take-aways hoe jij jouw Things (of andere taakmanager) moet managen:

              1. Werk met een inbox.  In Things is het gemakkelijk: je kan in het tabblad ‘Inbox’ alle nieuwe, inkomende taken verwerken. Gebruik dat ook zo. Van zodra je aan iets denkt in een meeting, onderweg (don’t type and drive) of tijdens een gesprek, noteer je dat in je inbox. Er is trouwens een handige sneltoets om daarin meteen toe te voegen. Ook Siri kan ondertussen helpen. Nadien, op kantoor of thuis, ga je de taken dilegeren. Geen typfout: we gaan digitaal delegeren.

              2. Werk met eigen projecten & zones. Ik zie veel collega-ondernemers met taaklijstjes waar alles in één lijst staat. Dat is niet de bedoeling en ook niet zo overzichtelijk. Werk met projecten, zones of onderwerpen. Deel de taken in die in je inbox binnenkomen. Mijn zones zijn bijvoorbeeld: first (zaken die ik écht eerst moet doen op een dag), company, klanten, checks (nalezen van zaken door team), calls, offertes, boekhouding, socials, follow-up & andere. Zo kan ik m’n taken naar de juiste zone slepen en efficiënter werken, omdat ik beslis welke zone ik op welk moment ‘openzet’.

              3. Wees realistisch met je dagtaken. Hier heb ik zelf het meeste moeite mee. En soms nog. De ‘today’ view in Things toont wat je vandaag (over alle zones heen) moet doen. De bedoeling is om zoveel mogelijk taken af te werken. Als je een taak niet doet, dan gaat ‘ie automatisch naar de dag erna. En dat is niet zo fijn. Zeker als je deadlines mist. Daarover straks meer. Deel dus je taken realistisch in. Houd rekening met je agenda (vergeten velen) en sleep de taken meteen naar de juiste dagen. Je hebt niets aan een planning waarvan je weet dat je ze toch niet zal halen.

              4. Werk met hard deadlines indien nodig. Bepaalde zaken moeten af zijn op een bepaald moment. Zaken die je niet kan verplaatsen. Denk aan betalingen, aangetekende zendingen, documenten van & naar de overheid, … In Things kan je daarvoor een hard deadline toevoegen. Zo zie je met een rood vlagje hoeveel dagen je nog hebt voordat de taak af moet zijn.

              5. Gebruik subtaken. Als je blogartikel bestaat uit vijf subtaken (onderwerp zoeken, schrijven, revisie, …) heeft het geen zin om alles in één keer te doen. Daarom werk je best met de hoofdtaak ‘blogartikel nieuwe website schrijven’ en dan kan je daarbij subtaken toevoegen. Zo kan je die telkens afvinken.

Als laatste wil ik nog meegeven dat je in Things ook heel gemakkelijk terugkerende taken kan toevoegen. Life-savers op vlak van verjaardagen, kwartaalaangiftes, verplichtingen, … Ze komen elke week, jaar of dag terug met de info en/of subtasks die jij wenst mee te geven. Check!

 

 

De (r)evolutie in digitaal noteren: reMarkable 2.

bezoek de website

https://remarkable.com

Ik noteer énorm graag op papier. Al schreef ik dit blogartikel in de prachtige (aan te raden) app Bear, ben ik toch iemand die houdt van het gevoel van papier. Het probleem bij offline noteren is dat je al snel een veel te zwaar notitieboek of talloze losse blaadjes meezeult. En naar overzicht toe is het ook niet handig. Je kan amper zoeken, raakt blaadjes kwijt of vindt niet alles snel terug.

Daarom kocht ik enkele maanden geleden een reMarkable2. Het is de nieuwste schrijftablet (tweede generatie) op de markt. Ik heb een iPad, maar vind het ‘glazen’ gevoel van de Apple Pencil op het scherm niet zo prettig. Het lag veel te ver weg van het papiergevoel. Dat gevoel heb je wél bij de reMarkable2. Je schrijft zoals je dat op papier zou doen (zelfs met hetzelfde geluid) en het ding is bovendien nog eens superlicht en dun. Op die manier sync ik al m’n notities naadloos met m’n andere apparaten, neem ik een batterijduur van 19u mee op locatie en voelt m’n tas veel lichter aan.

Voor alle duidelijkheid: de reMarkable2 werkt zeer goed voor mij. Ik zou het hier algemeen over digitale notities kunnen hebben. Je kiest zelf wat je het beste ligt.

 

 

Gedachten zijn niet gemaakt om in je hoofd te blijven.

bezoek mindjournal.com

 

https://www.mindjournals.com

We kennen allemaal het gevoel dat ons hoofd overvol zit. Te vol om alles op een efficiënte manier te verwerken. Je mag dan nog de beste taakmanager ter wereld gebruiken: als je de taken in je hoofd intern niet op orde krijgt, dan vind je geen rust. Integendeel. Er waren dagen dat ik zodanig veel input moest verwerken dat ik met hoofdpijn ging slapen. ’s Morgens waren diezelfde prikkels er weer en voilà, hoofdpijn again. Niet zo prettig. Dus besloot ik om het anders aan te pakken.

Allereerst kocht ik een Mindjournal om m’n gedachten van me af te schrijven. Want dat is het in feite. Niet meer dan dat. Je schrijf je gedachten dag na dag van je af met bepaalde oefeningen. Zo leer je voor jezelf bepalen wat je gevoelens zijn, hoe je die kan plaatsen, welke zaken prioriteit hebben, … Al die beslissingen heb je nodig om jezelf goed te voelen. M’n journal is een fysieke agenda (en dus een boek) zonder data of schema’s. De bedoeling is om elke dag in te checken en enkele bladzijden in te vullen. Dit doe ik meestal ’s morgens met een kop koffie van zodra ik op kantoor kom. Het leuke is dat ik ’s avonds nog eens kan terugkijken op de zaken die ik had neergeschreven. Lukt dit elke dag? Zeker niet. Maar ik probeer het toch zoveel mogelijk te doen. Het hoeft trouwens geen Mindjournal te zijn. Er zijn talloze tools die gemaakt zijn om even stil te staan bij je gedachten en grotere plannen. Gebruik die.

Daarnaast heb ik een abonnement op Calm. Sinds enkele jaren mediteer ik regelmatig. Al blijft dat altijd wat ‘zweverig’ klinken, het is eigenlijk heel straight forward. Je neemt enkele minuten per dag de tijd om je gedachten te ordenen. Je zet alles in de juiste volgorde, denkt na over je (aankomende of voorbije) dag en geniet even van de rust. In je hoofd en rondom jou. Een zachte stem loodst je doorheen een sessie. Ik kan het trouwens ook aanraden tijdens het lopen. Daar heeft Nike+ een mooie samenwerking met Headspace. Zeker eens proberen.

We geven onze gedachten veel te weinig aandacht. We verwachten allemaal dat onze harde schijf altijd maar meekan, maar soms moeten we eens focussen op de schijf zelf. De kwaliteit testen, partities (her)indelen en uitstoffen. Enkel en alleen met het doel om erna efficiënter te draaien. Zijn we machines? Zeker niet. Bovenal mens, dat wel.

 

 

Met de juiste hacks maak je het leven een stuk productiever.


Naast de vele tools, principes en theorieën over productiviteit is het niet altijd gemakkelijk om te bepalen wat voor jou het beste werkt. Eén ding is zeker: door enkele ‘hacks’ in je eigen leven toe te passen, kan je je tijd zo efficiënt en haalbaar mogelijk indelen. Enkel op die manier kan je productiviteit de hoogte in. En pas als je eigen productiviteit on point is, kan je die van je team ook beïnvloeden.

Daarom geef ik je nog volgende ‘productivity hacks’ mee:

              1. Sta elke dag op hetzelfde uur op. Deze werkt goed voor mij. Ik probeer om de ganse week op hetzelfde uur op te staan. Op die manier reageert m’n lichaam elke dag op dezelfde prikkels. Ik neem in het weekend echt de tijd om door de krant te gaan, m’n taken/zaken te ordenen en de dag te starten. Ik ben dan ook een échte ochtendmens. Ik geniet daar enorm hard van.

              2. Plan elke dag een iets om naar uit te kijken. Zeker nu, in de huidige gezondheidscrisis, hebben we er extra hard nood aan. Dat kan gaan van het doorbladeren van een interieur magazine tot het zoeken van een nieuw boek. Neem de tijd om voor of na je werkdag je uitkijk-taak uit te voeren.

              3. Sport op een moment dat voor jou past. Sport en beweging zijn en blijven belangrijk. Sport ook gewoon op het moment dat je best schikt. Als je niet graag opstaat en grumpy bent in de ochtend, dan sport je best ’s avonds. Het hoeft ook niet elke dag (al probeer je best elke dag 30’ te bewegen). Kies een tempo dat voor jou het beste werkt. Integreer meditatie tijdens je sportmoment. Of probeer het op z’n minst eens.

              4. Zet je notificaties uit. Ik ontvang op m’n iPhone amper notificaties. Ook staan de rode ‘badges’ van de meeste apps uit. Het is ongelofelijk om te zien hoe hard m’n stress hierdoor naar beneden ging. Omdat we gewoon niet elk moment van de dag online hoeven te zijn. Écht dringend? Ze zullen wel bellen. En dat is belangrijk om te beseffen. M’n homescreen bevat trouwens maar 3 apps. De meest belangrijke. Digitale rust!

              5. Meet je slaap. Voldoende slaap is nog het belangrijkst van allemaal. Met een app als Sleep Cycle meet ik hoe ik slaap. Op die manier haal ik m’n beste dagen eruit, zie ik wanneer ik onrustig slaap (na een drukke dag), hoeveel ik wakker werd, … Je kan zelfs zien (en horen) hoeveel je hebt gesnurkt. Al laat ik het prettige aspect daarvan in het midden.

Er zijn nog talloze ‘hacks’ om je het leven een stuk makkelijker te maken. Productiviteit staat of valt met één iemand: jij. Je bepaalt zelf welke tools of principes je toelaat om je het leven makkelijker te maken. Het enige wat ik nog kan meegeven is dat je moet testen. Test wat voor jou het beste werkt, op welk moment van de dag en in welke fase van je leven.

En onthoud: goede productiviteit zorgt voor meer productieve tijd. Niet omgekeerd. Laat die maar even binnenkomen terwijl je aan je werkdag begint. Rock it today!

Geschreven door:

Pieter-Jan Mollie - stamhoofd van Thinkedge & Thinkademy. Prettig gestoorde ondernemer, digital native en public speaker. Verslaafd aan vooruitgang, technologie en mensen inspireren. Geïnspireerd door technologie, Disney & boeken. Daag me uit, liever vandaag dan morgen.

logo wit