de ultieme tips om je productiviteit meteen te verhogen.
Je kent het vast wel: het is dinsdagochtend, je eerste koffie van de dag werd zonet getankt en je zit klaar voor je computerscherm. Vastberaden om je deze voormiddag toe te wijden aan die ene opdracht die je al drie weken laat liggen. Na de eerste slok koffie check je liefst toch eerst nog even je mails, want je weet nooit dat er iets dringends binnenkwam! En kijk, daar is de klant al met een belangrijke vraag die niet kan wachten. Terwijl je deze mail ‘toch even snel beantwoordt’, schiet er je net iets te binnen. Je collega had gisteren gevraagd of je nog even haar werk kon nakijken. Dat gaat natuurlijk voor! Waar was je mee bezig? O ja, eerst nog die mail van de klant beantwoorden. Die vraagt of je het ontwerp van vorige week nog snel kan herwerken. Natuurlijk! Want dat is nu ook weer niet zoveel werk. Het is ondertussen 12u. De koffie is koud en die opdracht die je absoluut wilde afwerken? Die zal voor later zijn. Je had namelijk geen tijd. ‘Te druk’ zeg je tegen jezelf. Morgen werk je het sowieso af!
We maken grote plannen en tekenen alles nauwkeurig uit, maar op het moment dat we er effectief aan willen beginnen, staan de binnenkomende mailtjes, telefoontjes, vragen van collega’s of vergeten opdrachten in de weg. Of we die stroom aan nieuwe informatie kunnen stoppen? Daar moeten we je al meteen teleurstellen. Echt stoppen kan helaas nooit. Hoe je je taken of projecten dan efficiënter kan plannen en uitvoeren? Daarbij helpen we je al te graag in deze blog.
We behandelen drie principes die je kan doorlopen voor een ideale workflow: namelijk Inboxing, Ordenen en Uitvoeren.
In- of opboxen tegen de tijd.
Om je werk te kunnen uitvoeren moet je het natuurlijk eerst verzamelen. ‘Inboxing’ is een term voor alle taken die binnenkomen, ongeacht het kanaal, en die resulteren in werk voor jou of een collega. Denk maar aan mails, telefoontjes, interne chatkanalen zoals Slack, vragen van collega’s, etc. Het probleem begint bij het eindeloos inboxen, zoals het typische voorbeeld uit de intro. Het past mooi in het kader van het ‘always-on’ principe, waarbij we het gevoel hebben altijd bereikbaar te moeten zijn. Juist dat gevoel is een absolute boosdoener voor je productiviteit. Elke mail, telefoon of vraag kan je zo uit je concentratie halen. Hoewel we maar al te graag willen geloven dat we goed kunnen multitasken, is dit helaas niet (altijd) het geval. Als we blijven schakelen tussen onze taken, mails en andere inkomende informatie, verliezen we ons doel uit het oog: de opdracht die we nu willen afwerken.
Onze eerste tip: plan je inboxing in op specifieke momenten, bijvoorbeeld ’s middags en ’s avonds, en zet daarna je mailbox uit. Op deze manier verzamel je op het juiste moment de nodige informatie, zonder je concentratie voor andere taken te verliezen. Bespreek met je collega’s op welke momenten je niet bereikbaar bent en zet de notificaties van je telefoon gewoon eventjes af.
Even terug naar je mailbox. Ken je het concept van zero-inboxing al? Bij zero-inboxing is het doel om je inbox volledig leeg te krijgen. Je beantwoordt elke mail (al is het maar om te laten weten dat je ermee bezig bent), archiveert deze en hup, klaar ermee! Duurt het iets langer om je mail te beantwoorden? Schrijf het dan op je to-do list. Laat de klant weten dat je het mailtje gezien hebt en ga er later, op je geplande moment, ook effectief mee aan de slag. Probeer te voorkomen iedere taak uit elke mail on the spot af te werken, want zo beland je in een eindeloze ‘loop’ waar je mailbox het ritme van je dag bepaalt. Lees en beantwoord je mails, maak een to-do list, archiveer de mail en sluit je mailbox af. That’s it. Is je inbox al heel uitgebreid en zie je er geen beginnen aan om alles in mappen te gaan verdelen? Klik dan al je reeds afgewerkte mails aan en archiveer deze. Je kan ze altijd nog terugvinden met de zoekfunctie. Rust, focus en klaarheid. Dat is het doel van zero-inboxing!
Nog een belangrijke regel: Noteer echt alles in je to-do list, hoe banaal het ook lijkt. Moet je iets opzoeken? Schrijf het op! Taakje nakijken van een collega? Noteren! Analyse maken van de kwartaalcijfers? Juist ja, op je to-do list! Als je meteen aan een inkomende taak begint, bestaat de kans dat je iets anders vergeet. Daarom is het belangrijk je aan de correcte volgorde te houden: eerst verzamelen (inboxen), daarna uitvoeren. Een to-do list maken kan op papier of digitaal. Zelf gebruiken we graag de app Things. Dit is een digitale to-do list die synchroniseert over al je apparaten heen. Zo heb je altijd een snelle manier om iets neer te pennen zonder echt papier nodig te hebben.
Eén grote uitzondering op al het bovenstaande: kan je een taak afwerken binnen de twee minuten, doe het dan meteen! Waarom? De tijd die je nodig hebt om je takenlijst aan te vullen duurt mogelijks langer dan de taak zelf. Check! Alweer iets minder om te doen.
Tips:
- Plan je inboxing op specifieke momenten
- Schrijf alles op (ga ervan uit dat je alles vergeet)
- Gebruik een digitale tool
- Gebruik de twee-minuten regel
Ordenen (verdeel en heers).
Je mailbox is afgesloten en je to-do lijst gemaakt. Afhankelijk van de dag kan die lijst wel eens lang uitvallen. Zie je er geen beginnen aan? Geen paniek! Stel je prioriteiten en plan zo de taken in. Maak je planning op volgens deze drie categorieën: PRIORITEIT, SOORT en TIJDSTIP.
Rangschik elke dag je taken volgens prioriteit en zorg ervoor dat de taken met de hoogste prioriteit zeker afgewerkt worden, ongeacht welke extra of onverwachte taken erbij komen. Vaak is een prioriteit heel duidelijk. Je moet een drukklaar bestand naar de drukker versturen, anders komt je brochure niet op tijd af. Op andere dagen zijn er dan misschien geen ‘hard deadlines’ en heb je het gevoel geen echte prioriteiten te hebben. Leg jezelf dan toch enkele taken op die je zeker die dag moet afgewerkt hebben, alsof de hard deadline er toch zou zijn. Zo zorg je er consistent voor dat je to-do list afraakt.
Met ‘soort’ bedoelen we het categoriseren van taken die gelijkend zijn. Stem deze op elkaar af en vermijd het constant wisselen tussen verschillende taken. Zo werk je bijvoorbeeld eerst al je social media posts af, om daarna vervolgens je verschillende klanten op te bellen. Hierdoor vorm je een constante en ononderbroken concentratie waarin alles vanzelf lijkt te gaan. Dit wordt ook wel de ‘flow’ genoemd.
Met ‘tijdstip’ willen we erop wijzen dat je niet alles op één dag kan/moet doen. Zet niet alles op vandaag met het idee ‘ik zie wel wat afraakt’. Hiermee creëer je een ‘watervaleffect’ waarbij je keer op keer je taken onderaan de lijst doorschuift en je niet het gevoel krijgt dat je iets afgewerkt (of afgevinkt) hebt. Wees realistisch en deel je taken in volgens prioriteit en haalbaarheid. Verdeel de rest van de taken over de andere dagen van de werkweek.
Nog een extra tip: doorheen de week kunnen er al eens onverwachte taken bijkomen waardoor je planning toch wat opschuift. Bespaar jezelf alvast heel wat pre-weekend stress door vrijdag als buffer te houden!
Tips:
- Verdeel de taken volgens prioriteit
- Orden de taken en categoriseer
- Houd rekening met onverwachtheden en bouw een buffer in
Uitvoer (Getting things done).
Na al het plannen en ordenen (inboxen), is het nu tijd voor het belangrijkste deel: het uitvoeren van de taken. Om je tijd optimaal te benutten, sommen we nog graag een aantal van onze favoriete tips voor je op.
Nadat je aan inboxing gedaan hebt, ga je de taken uitvoeren. Vermijd dus om tijdens het uitvoeren aan extra inboxing te doen. Komt er toch een collega jouw richting uit met een vraag? Noteer dit op je to do list en ga verder met wat je bezig was. In de app Things bestaat hiervoor een handige shortcut. Ongeacht wat je aan het doen bent, kan je aan de hand van een eenvoudige toetsencombinatie (bij ons is dat ‘control + spatie’) een pop-up tevoorschijn brengen waar je snel een notitie maakt. Die komt dan meteen in je to-do list. Snel, gemakkelijk en zonder afleiding! Zorg dat je alle nodige informatie voorhanden hebt en meteen kan raadplegen zonder je mailbox te moeten openen. Verzamel bv. alle info in een map of Dropbox. Zo heb je alles bij de hand zonder afleiding.
Hanteer een clean desk methode. Om je concentratie zo hoog mogelijk te houden, is het van belang om alle afleiding rondom je te vermijden. Alles wat je niet nodig hebt bij het uitvoeren van een bepaalde taak, ruim je op/doe je weg. Dit is zowel van toepassing op jouw fysieke bureau als op je desktop. Zo zijn onze bureaublad achtergronden leeg en sluiten we onnodige apps af.
Focus in korte periodes. De pomodoro timer is een handig hulpmiddel voor dagen waarop je je concentratie maar niet kan aanhouden. Het principe is dat je gedurende 25 minuten alles qua iPhone, Messenger, mail of andere afleidende zaken aan de kant legt om je enkel te focussen op één taak. Na die 25 minuten neem je dan een korte pauze van 5 minuten. Al kunnen die pauzes soms ook langer zijn. Deze cyclus blijf je vervolgens herhalen (de pauzes kunnen soms ook langer zijn). Je kan hiervoor een wekker gebruiken, een gelijknamige app installeren of de timer van je telefoon (maar vergeet niet je notificaties af te zetten!).
Volg het ritme van je lichaam. Heb je ook het gevoel dat je in de voormiddag productiever en geconcentreerder bent dan in de namiddag? Dat is heel normaal! ’s Ochtends ben je vaak helderder en creatiever, waardoor het beter is om dan je meest uitvoerende taken in te plannen. Heb je het gekende dipje na de middag? Neem dan hier de tijd om iets rustigere taken op te nemen zoals het beantwoorden van mails of het geven van feedback. Of doe, zoals je in Thinkedge ook mag, een powernapje. Wel niet langer dan 20 minuten!
Conclusie.
Iedere job kent stressmomenten, onverwachte taken en drukkere periodes. Op deze zaken heb je vaak weinig of geen invloed. Je kan de stroom aan informatie niet zomaar stopzetten, maar gelukkig zijn er wel methodes om het werk in goede banen te leiden.
Door af te stappen van het ‘always-on’ principe en je momenten van inboxing goed te plannen zorg je dat jij de controle van je dag en je takenlijst bewaart (en niet omgekeerd). Door jezelf niet te laten afschrikken door een ellenlange takenlijst, maar een goede opdeling te maken in soort, tijd en prio’s, maak je van een to-do list al snel een donelist.
Zullen alle bovenstaande tips er meteen voor zorgen dat je nooit meer stress ervaart of een deadline mist? Waarschijnlijk niet. Zelfs bij het schrijven van deze blog kwamen er belangrijkere taken tussen geslopen, checkte ik af en toe wel eens mijn berichten of nam ik toch iets voor wat net niet prioritair was. Het perfecte systeem? Dat hebben we helaas nog niet gevonden. We zijn er zelfs van overtuigd dat het niet bestaat. De gouden regel is dan ook: wees zo consistent mogelijk. Probeer dingen uit, kijk wat werkt voor jou en jouw type job, leer en pas toe. Zo optimaliseer je je productiviteit en zet je ‘te weinig tijd’ om in meer productieve tijd.
